Kunjungan KKL ke Arsip Nasional Republik Indonesia

 

Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan (KKL) oleh program studi D4 Administrasi Perkantoran Digital diadakan dalam rangka memperluas lebih dalam lagi tentang mata kuliah kearsipan yang di bimbing oleh Ibu Marsofiyati, S.Pd., M.Pd dan Bapak Maulana Amirul Adha, S.Pd., M.pd serta keikutsertaan Koorprodi D4 Administrasi Perkantoran yaitu Bapak Dr.. Christian Wiradendi Wolor SE.,MM. Kegiatan dilaksanakan pada hari kamis tanggal 1 Desember 2022 pukul 09.00 WIB di Arsip Nasional Republik Indonesia Cilandak Jakarta Selatan.

 

Kami di persilahkan memasuki Gedung Nurhadi oleh satpam yang telah dikoordinasikan pihak humas ANRI, selagi menunggu Bapak/Ibu dosen hadir dalam acara Bapak Indra melakukan sambutan terhadap kami, kemudian setelah Bapak/Ibu dosen hadir dalam acara, Ibu Marsofiyati S.Pd., M.Pd memberikan sambutan, setelah itu pihak ANRI yaitu Ibu Sri Martini M.sos melakukan perkenalan dan memberikan materi tentang kearsipan hinggal pukul 11.00 WIB. Materi yang disampaikan oleh beliau melaui video materi penjelasan yang meliputi pengertian kearsipan, jenis jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi beberapa bagian yaitu arsip aktif, inaktif dan vital, yang mana arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan. Contoh arsip yang berada dalam lingkungan sekitar kita adalah rapor, ijazah, KTP, akte kelahiran, Kartu Keluarga, SIM, buku nikah, sertifikat, surat tanah, surat lahir, STNK, BPKP, dsb.

 

Selain itu, ada juga materi yang disampaikan yaitu berupa cara penyimpanan arsip, penyusunan folder, layanan kearsip, level klasifikasi keamanan dalam akses arsip, ha-hall yang diatur dalam meminjam, pembutan arsip, serta sumber-sumber hukum yang berisi pengertian, fungsi dan tugas, serta hal hal yang harus dilakukan dalam kersipan, dan pengelolaan dalam kearipan itu sendiri. Contoh UU yang berisi tentang kearsipan yaitu UU No. 43 tahun 2009 dan UU No 28 tahun 2012. ANRI juga di bagi menjadi beberapa tempat, yaitu dalam ranah nasioanal, daerah (kabupaten/kota) dan perguruan tinggi. Kemudia dilanjutkan sesi tanya jawab oleh Ibu Sri Martini M.Sos terhadap kami. Andre Gunawan menanyakan tentang bagaimana surat surat arsip setelah tidak digunakan, kemudian beliau menjawab bahwa biasanya dalam lingkup sekolah atau kampus hanya menyimpan dua arsip tentang mahasiswanya yaitu transkip nilai dan ijazah saja, selebihnya jika tidak digunakan atau sudah tidak terpakai akan dibakar agar tidak terjadi penyalahgunaan surat surat tertentu. Arsip juga biasanya akan digolongkan menjadi beberapa waku seperti aktif dan inaktif.  Setelah seslesai dalam sesi tanya jawa, kami dipersilahkan ke gedung kesejahteraan untuk melihat berbagai macam bentuk arsip. Seteleh selesai melihat-lihat dan mempelajari tentang kearsipan di gedung tersebut, acarapun selesai. Setelah itu kami melakukan makan siang.

 

Lampiran :

  1. Permohonan Kunjungan KKL ke Arsip Nasional Republik Indonesia
  2. Jawaban dari Kunjungan KKL ke Arsip Nasional Republik Indonesia
  3. Surat Tugas Dosen atas Kunjungan KKL ke Arsip Nasional Republik Indonesia

Dokumentasi :